NOTICE REGARDING THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

About this privacy notice
Prezenta Notificare despre confidenţialitate se va aplica din data de 25 mai 2018, când Regulamentul general privind protecţia datelor („RGPD”), destinat unificării şi consolidării protecţiei datelor în întreaga Uniune Europeană, va intra în vigoare. În prezent, ArkalexBB se pregăteşte pentru RGPD prin revizuirea şi adaptarea, acolo unde este cazul, a proceselor sale operaţionale şi a politicilor de măsuri privind securitatea datelor dintr-o perspectivă RGPD, precum şi prin adoptarea unor proceduri adecvate pentru a permite persoanelor vizate să-şi exercite noile drepturi conform RGPD.

ArkalexBB este unul dintre cei mai importanţi furnizori de sisteme software pentru business din Europa Centrală, iar activităţile noastre sunt orientate, în principal, spre companii, organizaţii şi profesionişti. Nu încercăm cu bună ştiinţă să solicităm sau să primim informaţii de la sau despre copii.

Din perspectiva reglementărilor privind protecţia datelor, ArkalexBB este „operatorul de date” Identitatea şi detaliile noastre de contact sunt:

Data operator: S.C. Arkalexbb S.R.L.
Website: www.arkalexbb.ro

Această Notificare a fost pregătită pentru a informa persoanele („Persoanele vizate”) despre datele cu caracter personal colectate de către ArkalexBB în decursul activităţii sale, motivul prelucrării şi felul în care sunt utilizate astfel de date.

We reserve the right to update and change this Privacy Notice and our Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes to this Privacy Notice or Personal Data Protection Policy through announcements on our website or other appropriate means.

Responsabil cu protecţia datelor
ArkalexBB are un responsabil intern cu protecţia datelor (RPD) pe care îl puteţi contacta dacă aveţi întrebări sau îngrijorări în legătură cu politicile sau practicile ArkalexBB privind datele cu caracter personal. Puteţi contacta RPD ArkalexBB prin e-mail, la adresa office@arkalexbb.ro.

Cum colectăm Datele cu caracter personal?
În principal colectăm datele cu caracter personal pe care ni le oferiţi direct, prin completarea formularului prin care vi se solicită informaţii în legătură cu produsele noastre, pe site-urile www.arkalexbb.ro sau în timp ce ne vizitaţi ori vă întâlniţi cu reprezentanţii noştri. Informaţii suplimentare sunt colectate în cadrul interviurilor telefonice conduse de departamentul nostru de marketing.

We also collect personal data from you or your organization during the performance of contracts.

Our process of collecting personal data may take place through: i) the website, mobile applications, e-mail, digital media or software belonging to third parties, including recruitment portals; ii) contracts, applications, forms, call center, remote technical assistance, sales and marketing units, cookies from websites, business cards, telephone, etc.; or iii) face-to-face interviews.

What personal data do we collect?
When you register with us, we collect information about you, including your full name, the name of your employer, your role in the organisation, your e-mail, as well as your phone numbers (landline and mobile).

When your company purchases our products or services, we collect information about customer company representatives, contact persons, project team members and users. Information collected includes full name, employer name, role, work address, email address, telephone numbers (landline and mobile) and fax number. They are provided to us directly by you or your organization.

Why do we process your Personal Data?
We process the personal data we collect for two main reasons: (1) to conduct our business and provide the products and services we we also provide them (2) to send marketing communications related to our products and services.

When we process your personal data to provide products and services, it is necessary for the negotiation, conclusion and performance of the contract with customers and for the purposes of the legitimate interests pursued in the performance of such contracts.

The processing carried out to carry out our activity includes:

• Establishing, maintaining and concluding business contracts/relationships;
• Customization of available products and services according to requests; updating and improving available products and services according to customer needs, legal and technical development.
• Registration of users in the systems, namely for the products and services available;
• Provision of call center services and remote technical assistance; tracking the number of calls and their content;
• Contact/communication;
• Keeping and tracking visitor records;
• Providing services to customers according to contracts.

When we process your personal data for our marketing communication strategy, this is based on our legitimate interest in promoting our products and services. Such marketing activities include:

• Advertising for new or existing products, services and campaigns; performing sales and marketing activities;
• Conducting market research;
• Obtaining statistics and analyzes of product use;
• Contact/communication, including through third-party social media platforms;
• Contacting for customer satisfaction surveys.

To whom and for what purposes do we transfer your personal data?
We will not share your information with any other third party outside our organization, except where this is required by a legal obligation or when necessary to perform the contract with you. For any other transfer to third parties, we will first ask for your consent.

Your personal data may be transferred to the following third parties, located in the EU or abroad: audit firms (based on legal requests), consultants, legal or public authorities, resellers, companies that provide services, suppliers, shareholders and other logo group companies.

If a transfer abroad is considered, we will ensure that it will be done in a country that benefits from an appropriate decision issued by the European Commission or, alternatively, on the basis of approved standard contractual clauses.

What security measures do we have in place?
We are committed to protecting the security of your personal data and preventing unauthorized access, use or disclosure by:

• Controlling physical access to our premises and locations where we store personal data
• Use of updated technological methods
• Enforcing strong access policies (complex passwords, firewall rules, granular access authorization, etc.)
• Encrypted storage of personal data
• Continuous monitoring of own systems
• Updating policies
• Training and informing employees and third parties
• Ensuring secure data transfer
• Limiting access to sensitive locations (both physical and logical)

Care sunt drepturile dvs. ca Persoană vizată?
Ca Persoană vizată, conform RGPD, aveţi o serie de drepturi privind Datele dvs. cu caracter personal, iar ArkalexBB, ca operator de date, este angajat în respectarea confidenţialităţii dvs. şi în garantarea acestor drepturi.

• Dreptul la acces – aveţi dreptul de a obţine confirmarea faptului că ArkalexBB prelucrează datele dvs. cu caracter personal şi aveţi dreptul de a accesa aceste date. De asemenea, puteţi solicita informaţii despre: scopul prelucrării; categoriile de date cu caracter personal prelucrate; către cine, în afară de ArkalexBB, este posibil să fi fost trimise datele; care a fost sursa informaţiilor (dacă nu aţi furnizat datele direct către ArkalexBB) şi cât timp vor fi păstrate.
• The right to rectification – you have the right to request the rectification or correction of your personal data if it is incorrect. At the same time, if our records are not complete and additional data is required for processing, you have the right to complete your personal data.
• Dreptul la ştergere (dreptul de a fi uitat) – dacă nu există niciun motiv obligatoriu pentru prelucrarea continuă, aveţi dreptul de a obţine ştergerea sau eliminarea datelor dvs. cu caracter personal din bazele noastre de date. Reţineţi că acesta nu este un drept absolut, iar ArkalexBB îşi rezervă dreptul să-l limiteze la cazurile furnizate în cadrul RGPD (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în corelaţie cu scopurile pentru care au fost colectate, dacă aţi ales să vă opuneţi prelucrării datelor dvs. cu caracter personal sau dacă prelucrarea este ilegală).
• The right to restriction of processing – you have the right to request the restriction of the processing of your personal data for the period necessary to verify their accuracy, if you object to further processing, based on legitimate interest, or if you want to block the data in the context of exercise or defense a legal claim. At the same time, you can request the blocking of your data in case of illegal processing, if you do not want them to be deleted.
• The right to data portability – when we process your data for the performance of a contract or on the basis of your consent, you can request that the data you have provided to us be provided to you or to another organization in a structured form that can be read automatically.
• Dreptul de a se opune – aveţi dreptul de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor dvs. în scopuri de marketing. Pentru prelucrări în alte scopuri decât cele de marketing, aveţi în continuare dreptul de a vă opune, dar este posibil ca obligaţiile legale ale ArkalexBB să prevaleze, la fel ca şi interesul legitim preeminent al acestuia de a continua prelucrarea unor astfel de date, inclusiv în cazul exercitării sau apărării unei prevederi juridice.
• The right to withdraw consent – when we process your data based on your consent, you have the right to withdraw this consent at any time.

Vă puteţi exercita drepturile trimiţând o solicitare la adresa office@arkalexbb.ro. Ne rezervăm dreptul de a vă contacta, pentru a ne asigura că solicitarea provine într-adevăr de la dvs.

There is no charge for responding to your requests, unless the requests are unfounded, repetitive or excessive, in which case we may charge you a fee based on the administrative costs associated with your request.

Your requests will be answered as soon as possible, depending on the nature of the request and within a maximum of thirty days, unless we have to extend this period, taking into account the complexity of the request and/or the number of requests.

During an application, if incomplete or incorrect information is shared, or if the request is not clearly expressed, we may experience difficulties in resolving your requests, which may lead to delays in the investigation process. Our company reserves all legal rights in case of incorrect, contrary to facts/laws or malicious applications.

În cazul în care consideraţi că datele dvs. cu caracter personal sunt utilizate eronat sau că prelucrarea lor de către ArkalexBB contravine RGPD, vă rugăm să informaţi RPD la adresa office@arkalexbb.ro despre problemele privind prelucrarea datelor dvs. şi să-i solicitaţi să ia măsurile corespunzătoare. Dacă problema nu poate fi rezolvată în acest mod, puteţi înainta o plângere către autoritatea naţională de supraveghere, al cărei contact poate fi găsit pe site-ul său web, www.dataprotection.ro.

Politica generală de protecție a datelor cu caracter personal
Puteți consulta Politica generală de protecție a datelor cu caracter personal.

Utilizarea site-ului nostru web
La fel ca majoritatea site-urilor, site-ul web ArkalexBB colectează automat anumite informaţii şi le stochează în fişiere jurnal. Informaţiile pot include adrese de protocol internet (IP), regiunea sau locaţia generală de unde calculatorul sau dispozitivul dvs. accesează internetul, tipul de browser, sistemul de operare şi alte informaţii despre utilizarea site-ului web ArkalexBB, inclusiv un istoric al paginilor pe care le vizualizaţi. Aceste informaţii sunt utilizate pentru o mai bună proiectare a site-ului nostru în concordanţă cu nevoile utilizatorilor. De asemenea, vă putem utiliza adresa IP pentru asistenţă în diagnosticarea problemelor cu serverul nostru şi pentru administrarea site-ului nostru web, analizarea tendinţelor, urmărirea vizitelor pe paginile noastre web şi colectarea de informaţii demografice generale care ne ajută în identificarea preferinţelor vizitatorilor.

Site-ul web ArkalexBB utilizează, de asemenea, cookie-uri şi alte tehnologii similare. Acestea ne permit să vă stocăm preferinţele, să vă oferim opţiuni la conectarea la platformele noastre online, să vă livrăm publicitate prin intermediul partenerilor noştri pe baza intereselor dvs. şi, de asemenea, să analizăm modul în care funcţionează site-ul web şi platformele noastre.